PEMBELIAN
Pembelian
adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang dan jasa melalui
pertukaran, dengan maksud untuk digunakan sendiri atau dijual kembali.
Menurut
Riyanto, Bambang (Dasar-dasar Pembelian : 1995) pembelian merupakan system
aplikasi siklus pengeluaran yang umum. System aplikasi pembelian mencakup
prosedurprosedur pemilihan pemasok, permintaan, pembelian, penerimaan, dan
pembayaran kepada pemasok. Model system aplikasi pembelian mencakup pemisahan
fungsi-fungsi berikut ini: permintaan, pembelian, penerimaan, gudang, hutang
dagang, dan buku besar. Prosedur pemilihan pemasok yang memadai merupakan
faktor penting dalam keterpaduan seluruh system aplikasi pembelian.
Tahapan-tahapan
prosedur pembelian menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:
1.
Prosedur permintaan pembelian
Dalam
prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat
penerimaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di
gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung dipakai, fungsi yang memakai
barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan
menggunakan surat permintaan pembelian.
2.
Prosedur permintaan penawaran harga pemilihan pemasok
Dalam
prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat penawaran harga kepada para
pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat
pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditujukan
sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
3.
Prosedur order pembelian
Dalam
prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok
yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam
perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang dan fungsi
pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh
perusahaan.
4.
Prosedur penerimaan barang
Dalam
prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas
dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan
penerimaan barang untuk menyatakan barang dari pemasok tersebut.
5.
Prosedur pencatatan utang
Dalam
prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan
pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari
pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber
sebagai catatan utang.
6.
Prosedur distribusi pembelian
Prosedur
ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk
kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Pentingnya
fungsi pembelian
Management
audit bisa digunakan untuk mengevaluasi organisasi secara keseluruhan ataupun
fungsi tertentu dalam organisasi, untuk menentukan apakah perusahaan sudah
memperoleh efisiensi biaya yang maksimum dari yang telah dilaksanakan oleh fungsi
tersebut selama ini. Penelitian ini menjadikan fungsi pembelian sebagai sasaran
audit.
Fungsi
pembelian sering dianggap sebagai bagian yang paling penting dan berpengaruh,
bahkan bisa dikatakan sebagian besar proses bisnis berasal dari kegiatan
pembelian. Alasan yang sangat fundamental untuk membahas fungsi pembelian ialah
karena dalam bidang ini pemborosan mudah terjadi, baik karena perilaku yang
disfungsional maupun karena kurangnya pengetahuan dalam berbagai aspek
pembelian bahan, sarana, prasarana dan suku cadang yang diperlukan perusahaan.
Pandangan
ini menurut Siagian (2001:192) mudah dipahami karena dalam proses produksi
perusahaan memerlukan bahan baku. Tidak banyak perusahaan yang menguasai
sendiri bahan baku yang diperlukan untuk diolah lebih lanjut menjadi produk
jadi, sehingga bisa disimpulkan bahwa tidak ada satupun bentuk atau jenis
perusahaan yang tidak terlibat dengan fungsi pembelian. Pengalaman banyak
perusahaan bahwa biaya untuk menghasilkan suatu produk mungkin mencapai sekitar
lima puluh persen dari harga jual produk, menjadikan fungsi pembelian sebagai
sumber pemborosan apabila tidak diselenggarakan dengan baik dan sumber
penghematan yang akan memperbesar laba perusahaan apabila dilakukan dengan
teliti dan cermat.
Berikut
adalah beberapa alasan mengapa pembelian merupakan area yang penting yang
dikemukakan Brown dkk. (2001:131), yaitu:
1.
Fungsi pembelian memiliki tanggung jawab untuk mengelola masukan perusahaan
pada pengiriman, kualitas dan harga yang tepat, yang meliputi bahan baku, jasa
dan sub-assemblies untuk keperluan organisasi.
2.
Berbagai penghematan yang berhasil dicapai lewat pembelian secara langsung
direfleksikan pada lini dasar organisasi. Dengan kata lain, begitu penghematan
harga dibuat, maka akan mempunyai pengaruh yang langsung terhadap struktur
biaya perusahaan. Sehingga sering dikatakan bahwa penghematan pembelian 1%
ekivalen dengan peningkatan penjualan sebesar 10%.
3.
Pembelian dan suplai material mempunyai kaitan dengan semua aspek operasi
manajemen.
Tugas
dan tanggung jawab fungsi pembelian
Pada
dasarnya peran fungsi pembelian adalah untuk menyediakan barang dan jasa yang
dibutuhkan oleh perusahaan pada waktu, harga dan kualitas yang tepat. Assauri
(1998:162) menjabarkan tanggung jawab bagian pembelian sebagai berikut:
1.
Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan-bahan agar rencana operasi
dapat dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga dimana
perusahaan akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya.
2.
Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti perkembangan
bahan-bahan baru yang dapat meguntungkan dalam proses produksi, perkembangan
dalam desain, harga dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi produk
perusahaan, harga serta desainnya.
3.
Bertanggung jawab untuk menurunkan investasi atau meningkatkan perputaran
bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke dalam pabrik dalam jumlah
yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi.
4.
Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data-data dan
perkembangan pasar, perbedaaan sumber-sumber penawaran (supply) dan memeriksa
pabrik suplier untuk mengetahui kapasitas dan kemampuannya dalam memenuhi
kebutuhan-kebutuhan perusahaan.
5.
Bertanggung jawab atas pemeliharaan bahan-bahan yang dibeli setelah diterima
dan bertanggung jawab atas pengawasan persediaan.
Tugas-tugas
yang dilakukan bagian pembelian dalam memenuhi tanggung jawab tersebut diatas
antara lain:
1.
Melakukan pembelian bahan-bahan secara bersaing atas dasar nilai yang
ditentukan tidak hanya pada harga yang tepat tetapi juga pada waktu yang tepat,
serta jumlah dan mutu yang tepat pula.
2.
Membantu pemilihan bahan-bahan dengan melakukan penyelidikan.
3.
Melaksanakan usaha-usaha pencarian paling sedikit dua sumber suplai.
4.
Mempengaruhi tingkat persediaan terendah.
5.
Menjaga hubungan baik dengan suplier.
6.
Melakukan kerjasama dan koordinasi yang efektif dengan fungsi-fungsi lainnya
dalam perusahaan.
7.
Meneliti keadaan perdagangan pasar.
8.
Membeli seluruh bahan-bahan dan perlengkapan yang dibutuhkan tepat waktu
sehingga tidak menganggu rencana produksi dari perusahaan tersebut.
Galloway
dkk. (2000:305) mendefinisikan tujuan dan tanggung jawab departemen pembelian
adalah meliputi hal-hal sebagai berikut:
1.
Memilih, mengevaluasi dan mengembangkan sumber-sumber untuk bahan dan jasa yang
dibutuhkan oleh perusahaan.
2.
Memelihara dan membangun relasi dengan suplier yang berkenaan dengan kualitas,
pengiriman, pembayaran dan pengembalian.
3.
Mencari bahan dan produk baru, serta sumber-sumber baru untuk memperoleh bahan
dan produk yang lebih baik yang mungkin bisa digunakan oleh perusahaan di masa
yang akan datang.
4.
Melakukan negosiasi dan memperoleh bahan baku, peralatan, barang dan jasa pada
harga yang mencerminkan the best value for money.
5.
Ikut berpartisipasi dalam aktivitas-aktivitas untuk reduksi biaya.
6.
Memelihara sistem komunikasi yang efektif dan melakukan konsultasi secara rutin
dengan fungsi-fungsi internal.
7.
Selalu memberikan informasi mengenai biaya pembelian dan berbagai perubahan
yang mungkin bisa mempengaruhi laba perusahaan dan perkembangan dimasa
mendatang kepada manajemen puncak.
Sumber:
http://blogdeee.blogspot.com/2011/10/pembelian.html
library.binus.ac.id
elib.unikom.ac.id
Tidak ada komentar:
Posting Komentar